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2016年9月28日星期三

抛弃 OmniFocus 后,我爱上了 2Do

抛弃 OmniFocus 后,我爱上了 2Do
在复杂的世界里一个就够了:ONE一个- 少数派  /  赵赛坡

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2Do 结识很久,但一直没有进入我的主力任务管理体系。原因在于,过去几年,我在 OmniFocus 上构筑了一套我自以为完美的任务管理体系,OmniFocus 无限细分任务的特点以及强大的透视功能,一度让我爱不释手。特别要提到的一点就是,OmniFocus 里的检查功能看似简单,实则完成了 GTD1 最重要的回顾检查环节,让整个任务体系更加完整。

特别说明:本文的写作全程在 iPad Pro 上完成,因此本文所谈的所有场景以及所有截图都基于 iPad,关于 iPad 生产力相关的内容,详见《iPad 生产力指南》

文章目录:

「力不从心」的 OmniFocus

随着我的工作生活状态的变化,之前全职工作的任务管理体系并不能适应当下的情境。这种情况当然不是首次出现,实际上,几年来我的工作生活一直在变,每次的变化也同样体现在我的任务管理体系上,下图是我今年调整后的 OmniFocus 透视图2

上述的透视图基本就是我现在每天都会查看的任务系统,这里只介绍几个我自已定制的3

  • Today:通过 Flag (旗标)、到期日筛选出必须要完成以及即将过期的任务,这也是我每天最重要的任务清单;
  • Next:没有星标和到期日限制的任务,我会在清闲的时候去里面找任务,一旦添加Flag 之后就进入「Today」的透视表;
  • 5 分钟和 1个番茄钟:分别筛选需要 5 分钟和 25 分钟完成的工作;
  • Planning:筛选有明确开始日期的任务;
  • 选题:通过聚焦某个项目筛选近期关注的话题,比如苹果的人工智能项目、Twitter 生死劫等等,或许会做为一篇文章的由头;
  • 他人:这个透视里包括一切需要协作的工作,通过筛选沟通工具呈现出来,换句话说,这个透视表里任务都是通过沟通工具,如微信、电话、邮件、面对面来完成的。

上述透视图也是我对于任务管理系统的基本逻辑:首先是自上而下的文件/项目/任务体系;其次是横向的筛选机制,通过优先级、时间、标签实现。

但这套任务管理系统在运行过程出现了几个问题:

首先,不管是任务还是项目,在优先级安排上缺乏有效的补充。OmniFocus 的优先级设置体现在是否加 Flag(旗帜),但现实生活的复杂远远超出「0」或「1」的范畴;另一方面,OmniFocus 的标签在每个任务中只能够选一个,这非常不利于后期的透视。

举个例子来说:我想在淘宝上买个东西。平常我会在 iPhone、iPad 上用淘宝,但此时我该如何为这次买东西选择一个标签呢?我是选择iPhone 还是 iPad 呢?或许我该选一个不涉及设备的标签,比如我完成该任务所需的时间,假设为 25 分钟,如此设置后该任务会自动进入上图「一个番茄钟」的透视里,那么问题又来了,假如我正在用 Macbook 下载电影,并想利用 25 分钟在Macbook 上做点东西从而打开这个任务时,这个任务完全不适合当下的工作状态。4

在我看来,我要完成在淘宝购物的任务,可以通过 iPhone,或者通过 iPad,必要时还要加上优先级安排或者与人协作的选项,所以,OmniFocus 略显简单的任务要素机制无法应对越来越复杂的现实工作生活需求。

其次,OmniFocus 经常出现重复任务的重复出现。这句话有点绕,简而言之,当我设置了多个重复任务时,一段时间之后发现,很多重复任务「自动复制」成了两个,出现这个 bug 的情况非常随机,多年来这个问题一直没有改观。由于我每天、每周有大量重复性的任务,这个问题会非常影响效率。

在这样的背景下,我开始思考新的任务管理机制,我曾经在 Todoist 做尝试,但 iOS 上的Todoist 的过滤器问题太多5,几乎不可用,比如下图:

低调的 2Do

目前互联网上关于 2Do 的教程或使用心得分享很少,中文互联网里只有爱范儿去年的一篇 简单介绍。在英语世界,最早可追踪到的是 Macstories 博客站长 Frderico Viticci 在去年 12 月发布的 一篇使用心得 ;今年 1 月份,Ben Brooks 也在自己博客上写了篇 Moving to 2Do,而 Tim Nahumck 写的「Move Your Thoughts to 2Do」则更具像一篇教程。涵盖了所有 2Do 的基本用法以及一些潜在技巧。而在今年 8 月份,Ben 参与一档播客节目 Canvas6,又系统介绍了自己使用 2Do 的感受。

2Do 在 YouTube 上有一系列官方介绍视频,每个视频都不长,大概 2 分钟左右,强烈建议大家去看看。

整体逻辑

下图是 2Do 在 iPad Pro 上的样子:

左侧部分是列表或列表组,类似于文件夹,中间部分是列表里的具体任务,右侧是日历界面。

借用 nahumck 手绘的一幅图来展示 2Do 遵循的任务管理逻辑:

  • 列表组 (Group):第一级类别。我将其划分为「家庭」、「个人」、「工作」三大列表组,以此来划分我对目前生活工作事情的划分。每个列表组里可以包含一个或多个列表;
  • 列表(list):第二级类别。与文件夹的概念类似,每个列表可以包含项目、清单或单独的任务。比如我在「个人」列表组里设置如下列表;
  • 项目/清单:第三级类别。这一层就比较好理解了,这里可以包含可执行的任务。2Do 和清单的机制稍有不同,清单里任务没有独立的开始日期和结束日期,而项目里的各个任务都可以单独设置开始日期。下图是我每天的阅读清单项目,也是我每天信息的主要来源;
  • 任务:2Do 里最小的单位,也应该是可执行、具体化的描述,比如「在支付宝里买电」。

每个任务的构成要素

正如上文所言,现实生活中的各个任务,其面临的情况非常复杂,与之相对的,一个任务构成要素越多,也就越有可能反应真实情况下各种状况。而 2Do 在每个任务构成要素方面非常丰富,下图是一个任务:

这个任务是在 iOS 10 更新之后添加进去的,过去很长一段时间,我都是 Spotify 的高级用户,但 iOS 10 带来了 Apple Music 的升级优化,因此,我在思考是否转移过去。
这个任务的构成要素包括:

  • 列表归属:
  • 备注:
  • 标签:
  • 开始时间和结束时间:
  • 所需时间:
  • 提醒设置:
  • 优先级:
  • 操作:

相比于 OmniFocus,2Do 在任务要素中增加了三个维度:多标签、优先级和操作。这三个维度能玩出的非常多的花样,这些「花样」最后都体现在提高工作效率层面。其中这里主要谈谈非常有特色「操作」:

所谓「操作」,实际上就是提供了一种快速完成任务的方式。我在执行任务时,只需执行「操作」执行这个动作。目前,2Do 提供了六种类型动作:

  • 致电:可以添加电话号码,可一键拨打电话;
  • 消息提醒:类似于致电,直接发送短信;
  • 邮件:直接发送邮件;
  • 网址:通过添加网址直接打开某个网站,而且利用 URL Scheme 7 调取第三方 App,比如还是上文提到的我要在淘宝上买个东西,只需在这里填入淘宝的 URL Scheme,便可以直接在 2Do 里一键打开淘宝客户端;
  • 访问:可以添加联系人和地理位置;

  • 谷歌:可以一键搜索任务。

智能列表

智能列表是我最喜欢 2Do 的部分,所谓智能列表与 OmniFocus 的透视、Todoist 的过滤器作用一样,利用横向筛选形成新的任务查看机制,在 2Do 里,智能列表其实就是保存的搜索,而 2Do 提供了非常多的筛选机制,点击顶部搜索栏下面三个竖条的图案,就会看到 2Do 的筛选条件:

  • 项目/任务相关:筛选是否显示项目、清单、任务子任务,并筛选是否是空项目或空清单;
  • 事件相关:开始日期和到期日,包括今天、明天、本周以及有无日期限制的任务;
  • 优先级:筛选是否有星标以及其他优先级的任务;
  • 标签:是否含标签;
  • 附件类:是否有图片或是否有音频;
  • 动作相关:是否有动作或某个直接的动作。

上述条件可以随意组合,你还可以通过逻辑运算符,如「与(AND)」、「或(OR)」来优化组合机制:

type: browse AND nodue

上述这个例子的意思就是「没有日期但需要浏览网页的任务」。

当任务筛选出来之后,点击那个带 ➕ 号的图标,就可以在最左侧的智能列表处建立一个新的列表。

就像 OmniFocus 的透视一样,2Do 的智能列表有不小的使用门槛,一方面需要结合你的工作生活状态,另一方面还要不断将自己的需求与 2Do 之间进行不断的磨合和优化。事实上,我对 2Do 智能列表的研究花了大概两个多月,才形成了当下最适合我工作状态的智能列表。

  • ing:筛选今天内所有正在进行的任务;
  • Planning:正在进行中的以及未来所有已经安排的任务;
  • Today:今天开始或今天到期的任务;
  • To Read:通过打开「pockt」的动作筛选需要阅读的任务;
  • Overdue:过期的任务;
  • Tomorow:明天开始的任务;
  • Work:通过筛选一个标签直接查看带着个标签的任务;
  • Notes:通过筛选某个标签直接查看一些随机记录的心得;
  • Others:交给别人做的;
  • Week:未来一周开始或结束的任务;

每个智能列表里的任务排序也有很多讲究,2Do 提供了 十三个排序方式,如图:

其他

同步

2Do 官方不提供同步服务器,但是有多个第三方同步服务可用,如下图:

不管是官方建议还是其他用户的反馈,Dropbox 的同步机制稳定、快速,这也是我最推荐的同步方式8

iPad Pro 的分屏

下图是 OmniFocus 与 2Do 在 9.7 寸 iPad Pro 上的分屏效果:

对比后你会发现,OmniFocus 在分屏状态下显示的内容非常少,这也意味着会增加不少操作,反观 2Do,最左侧依然是列表组,剩下大幅区块展示项目或任务,而且,右侧的项目或任务列表也可以拖住来回滑动,下图是本文撰写时的场景:

将网页抓取为任务

2Do 的 Safari 分享功能很强大,当你需要将网页转化为任务时,这个分享功能可以快速完成任务添加,如下图展示的那样:

写在最后

随着年龄的增长,改变习惯是一件很难的事情。从 OmniFocus 转向 2Do 的过程对我来说并非一帆风顺,与 OmniFocus 相比,2Do 项目里的各个任务设置关系不能设置「顺序」、「平行」;其次,2Do 没有「检查」功能,无法定期 Review。前者的功能我用的不多,倒还没有问题,对于后者,我设置了每周回顾的定期任务,「强迫自己」检查所有的任务。

另外,由于本文中只以 iPad 为主要场景,实际上,macOS 平台的 2Do 无论是功能还是颜值都非常赞,其内置的大量快捷键能够大幅提升效率,非常建议同时使用。

  1. 关于 GTD 的详细介绍,建议直接阅读《Getting Things Done》一书。  

  2. OmniFocus 的透视可以简单理解为一种查看任务的方式,与传统的文件夹、项目查看相比,可更灵活地定制。  

  3. 像「附近」「检查」「预测」都是 OmniFocus 系统自带的透视。  

  4. 随着淘宝全面拥抱移动端,网页版的淘宝购物体验已经非常非常差。  

  5. 这些都是我在 MacBook 上设置好的过滤器,在 iOS 平台却无法使用。  

  6. 这档节目由 Federico Viticci 和 Fraser Speirs 主持,关注 iPad Pro 和 iOS 生产力相关的内容。  

  7. 关于 URL Scheme 的详细介绍,参见这篇文章: URL Schemes 使用详解。 

  8. Dropbox 在国内几乎不可用,这并非本文讨论的范围。  



文章来源 少数派 ,原作者 赵赛坡 ,转载请注明原文链接



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Original Article: http://sspai.com/35620


Z88

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